Gennemsigtig og ansvarlig ledelse

Dette adfærdskodeks gælder som retningslinje for alle virksomhedens ansatte og alle datterselskaber. I de tilfælde, hvor den nationale lovgivning i udenlandske datterselskabet er strengere, er det denne lov, der er gældende.

Vores adfærdskodeks bygger på vores etiske værdier og de derpå baserede forretningsmæssige principper, der igen er karakteriseret ved integritet og loyalitet. Som ærlig iværksætter føler vi os forpligtet til at leve op til de højeste etiske standarder. Vi føler en høj grad af ansvar over for vores kunder. Vores kunder såvel som vores samarbejdspartnere kan stole på os. Dette indebærer helt specifikt, at vi altid overholder den gældende lovgivning, er fair i konkurrenceøjemed og er en pålidelig partner for kunder og samarbejdspartnere. Det er vores overbevisning, at dette er den eneste måde, hvorpå vi bibeholder vores konkurrencedygtighed og dermed varig beskæftigelse samt økonomisk succes.

Vores adfærdskodeks hverken kan eller skal regulere alt. Det omfatter de minimumstandarder, der er bindende for alle virksomhedens ansatte, og som skal efterleves af dem. Derudover ønsker vi at opmuntre enhver, der samarbejder med vores virksomhed, til også at følge disse principper.

Hensigten med vores adfærdskodeks er at implementere principperne for, hvad vi gør:

• • Integritet og korrekt opførsel danner fundamentet for vores handlinger
• • Vores handlinger styres af vores sigte efter at sikre og udvide CEWE-koncernens ledende position som Europas førende fotoserviceleverandør
• • Vores forretningsforhold er professionelle og overholder gældende lovgivning samt etiske retningslinjer
• • Vi undgår konflikter mellem CEWE-koncernens interesser og private interesser
• • Vi behandler forretningsinformationer og forretningshemmeligheder med fortrolighed
• • Vi tolererer ikke, at man misbruger sin stilling til personlig vinding, til fordel for tredjemand eller i strid med CEWE-koncernens interesser

1. Principper for, hvordan vi omgås og behandler medarbejdere, kunder og forretningspartnere

CEWE forventer, at alle medarbejdere, kunder og forretningspartnere bliver behandlet fair, og at deres rettigheder og privatliv respekteres. Der må ikke forskelsbehandles på basis af køn, handicap, oprindelse, religion, alder eller seksuel identitet. Virksomheden tolererer hverken sexchikane, mobning eller andre krænkelser som fx bagvaskelse af en medarbejder eller dennes familie, rygtespredning, trusler, fornedrelse, misbrug, chikane, at en overordnet støder en ansats værdighed, nedsættende behandling af underordnede eller kolleger eller bevidst tilbageholdelse af nødvendig information i forbindelse med arbejdet. Enhver, der er berørt af ovenstående, har ret til at blive hørt og taget alvorligt af sin kontaktperson, som fx kan være den pågældendes overordnede, samarbejdsudvalget eller HR-afdelingen.

2. Undgå interessekonflikter

2.1 Principper
Virksomhedens interesser og private interesser skal holdes skarpt adskilt. Forretningsforbindelser eller kontakter må hverken bruges for egen vindings skyld, til fordel for tredjeperson eller til skade for virksomheden. Hvis der er tvivl om en mulig interessekonflikt, har medarbejderen pligt til at kontakte sin overordnede. Medarbejderen skal søge råd og vejledning hos sin overordnede, i HR-afdelingen eller hos den compliance-ansvarlige. Alle medarbejdere har også mulighed for at kontakte samarbejdsudvalget eller ombudsmanden i en sådan sammenhæng. For at undgå interessekonflikter mellem virksomhed og privatliv bør medarbejdere grundlæggende afholde sig fra at bruge CEWE-koncernens samarbejdspartnere til private formål. Bliver det senere kendt, at en af CEWE-koncernenes samarbejdspartnere er blevet brugt til private formål, skal dette omgående meddeles til den compliance-ansvarlige.

2.2 Interessekonflikt ved bibeskæftigelse
Hvis en CEWE-ansat har en bibeskæftigelse, skal denne godkendes af HR-afdelingen eller ledelsen. CEWE godkender ikke bibeskæftigelse, der hæmmer udførelsen af den ansattes arbejde for CEWE og/eller er i strid med gældende lov. For at undgå interessekonflikter er bibeskæftigelse for en konkurrent eller anden forretningspartner ikke tilladt.

2.3 Interessekonflikt ved aktiebesiddelse
Væsentlig besiddelse af aktier i andre virksomheder i koncernens nærmiljø (dette inkluderer konkurrenter, kunder og leverandører) er kun tilladt med udtrykkelig skriftlig tilladelse fra CEWEs ledelse. Et nært familiemedlems betydelige besiddelse af aktier fra en konkurrent, kunde eller leverandør skal oplyses.

3. Håndtering af modtagne gaver

Udvælgelse af producenter og leverandører sker udelukkende på basis af fair konkurrence og under hensyntagen til pris, kvalitet og relevans. Dette gælder også andre samarbejdspartnere og leverandører af en service. Det er ikke tilladt for CEWE-koncernens ansatte at kræve goder eller lave aftaler med en tredjepart, som CEWE-koncernen søger at etablere eller vedligeholde et forretningsforhold med.

3.1 Gaver eller anden naturalydelse
Anden naturalydelse inkluderer økonomiske incitamenter, gratis eller nedsatte brugsgenstande, rabatter, invitationer til ferierejser eller gratis adgang til specielle arrangementer. Alle ansatte i CEWE-koncernen skal til enhver tid afvise gaver. Er dette ikke muligt af høflighedsgrunde, skal gaver straks videregives til den ansattes overordnede, HR-afdelingen eller den compliance-ansvarlige. Disse gaver vil blive doneret til velgørende organisationer, auktioner i medarbejderkredsen eller til andre virksomhedsformål. Bliver man tilbudt naturalydelser skal dette oplyses til den ansvarlige overordnede og dokumenteres. I helt særlige tilfælde kan ledelsen give tilladelse til at afvige fra denne regel. Det er uden undtagelse forbudt at tage imod kontanter. Forretningsrejser eller private rejser i forbindelse med forretningsrejser må ikke finansieres af forretningspartnere eller tredjepart. Sådanne forretningsrejser skal afregnes i overensstemmelse med gældende regler for håndtering af rejseomkostninger.

3.2 Forretningsmiddage og -invitationer
Forretningsmiddage, som af sted, natur, hyppighed og omfang ligger indenfor normal repræsentation og med berettiget formål, er tilladt, hvis invitationen er afgivet frivilligt og indenfor rimelige rammer for det normale samarbejde. En invitation, hvor man har indtryk af, at der ønskes at påvirke en forretningsbeslutning, der strider imod reglerne, skal undgås. Heri forventes alle medarbejdere at udvise den nødvendige agtpågivenhed.

Det er kun tilladt at tage imod invitationer fra forretningspartnere eller leverandører til andre begivenheder (fx sports- eller kulturevents, in-house udstillinger, markedsføringsevents, seminarer, kurser osv.), hvis natur og omfang objektivt anses for at være inden for normale forretningsrammer. Tilladelse hertil fra den overordnede er påkrævet på forhånd i hvert enkelt tilfælde. Principielt skal alle udgifter til rejser og indkvartering oppebæres af CEWE.

Ledelsen må tage imod invitationer til begivenheder, der inkluderer passende forplejning, hvis formålet er at pleje CEWE-koncernens interesser.

4. Naturalydelser til forretningspartnere

Det er ikke tilladt at give finansielle eller naturalydelser til forretningspartnere, som kan yde negativ indflydelse på modtagerens forretningsdømmekraft, eller som kan føre til interessekonflikter.

4.1 Gaver eller andre naturalydelser til tredjepersoner Der må ikke tilbydes, loves eller tillades andre (især finansielle) fordele til forretningspartnere. Der må gives gaver af rimelig materiel værdi inden for normal forretningssammenhæng. Gaverne må af modtageren ikke kunne opfattes som et forsøg på at påvirke dennes forretningsbeslutninger til fordel for giveren. Gaverne må ikke overstige en værdi af € 50,00 pr. person pr. kalenderår. Afvigelse fra denne regel skal på forhånd godkendes af direktionen og bør rapporteres til den compliance-ansvarlige.

4.2 Repræsentation
Forretningsmiddage, som af sted, natur, hyppighed og omfang ligger inden for normal repræsentation og som tjener et berettiget forretningsformål, er tilladt. Detaljer desangående er dækket i reglerne for forvaltning af udgifter.

4.3 Adfærd overfor myndigheder og embedsmænd
Indehavere af politiske embeder og repræsentanter for lokale myndigheder eller offentlige institutioner (embedsmænd) er forpligtet til at varetage offentlighedens interesser. Derfor er kun passende gaver og gaver tilpasset en bestemt situation tilladt, og kun såfremt de stemmer overens med accepterede sociale regler for høflighed, og såfremt de ikke mindsker respekten for det offentlige kontor eller det politiske arbejde (fx en buket blomster eller en flaske vin for at markere en fødselsdag, et jubilæum eller som afskedsgave).

5. Donationer og sponsorater

CEWE-koncernen yder donationer til almennyttige sociale, kulturelle, sports- og videnskabelige formål inden for normal samfunds- og forretningsmæssig praksis. Koncernen yder ikke hverken direkte eller indirekte donationer til politiske partier eller fonde med politiske relationer.

6. Bekæmpelse af virksomhedskriminalitet og korruption

CEWE er imod enhver form for korruption og dertil knyttet kriminalitet. Korruption afvises på det strengeste og tolereres ikke i vores koncern.

Med korruption mener vi helt bogstaveligt magtmisbrug hos en betroet person for personlig vindings skyld. Dette gælder strafbare handlinger som bestikkelse og korruption samt at give eller modtage gaver eller andre fordele. Bestikkelse og korruption i forbindelse med forretningstransaktioner er også strafbare handlinger, der kan straffes med bøde eller fængsel i op til tre år og i alvorlige tilfælde op til fem år.

CEWE bekæmper og sigter efter at forebygge korruption gennem passende organisatoriske foranstaltninger og personalevedtægter. Desuden gør virksomheden alt for at afdække korruption og relaterede kriminelle aktiviteter og forfølge disse uden hensyntagen til personen.

Medarbejdere, der oplever forsøg på bestikkelse, skal straks melde dette til deres overordnede eller til den compliance-ansvarlige.

En medarbejder, der har mistanke om korruption eller andre kriminelle handlinger eller alvorlige uregelmæssigheder, bør indberette sin mistanke. Det kan være til nærmeste overordnede, den compliance-ansvarlige eller den af virksomheden udpegede ombudsmand til bekæmpelse af korruption. Modtageren af indberetningen registrerer oplysningerne om hændelsesforløbet omkring den mulige korruption. Modtageren af oplysningerne har tavshedspligt og behandler oplysningerne strengt fortroligt. Oplysningerne gives kun videre til den compliance-ansvarlige, hvis den pågældende medarbejder udtrykkeligt giver tilladelse til det. Medarbejderen forbliver anonym, hvis denne ønsker det.

7. Offentlig optræden

Som udgangspunkt værdsætter virksomheden engagement i en offentlig eller frivillig organisation, i foreninger eller i offentlige funktioner på kommunalt eller højere niveau samt udførelse af æreshverv, så længe disse er forenelige med medarbejderens stilling i virksomheden og ikke kompromitterer arbejdsmæssige forpligtelser. Et sådant engagement skal aftales med en overordnet eller med personaleafdelingen.

Virksomhedsrelaterede udtalelser fra ledere til offentligheden i interviews, samtaler eller publikationer skal være i overensstemmelse med virksomhedens interesser og mål med hensyn til deres timing, rammer og indhold. I alle tilfælde bør de derfor aftales med ledelsen og i tilfælde af mediekontakt også med de medarbejdere, der er ansvarlige for virksomhedens kommunikation.

8. Beskyttelse af virksomhedens aktiver og data, tavshedspligt

Alle CEWEs medarbejdere er forpligtede til at behandle virksomhedens aktiver på en ansvarlig måde og at beskytte dem mod tab, skade eller misbrug. Dette gælder både brug af materielle aktiver såsom pc’er, maskiner osv., der er stillet til rådighed, og immaterielle aktiver såsom relevante data, forretningshemmeligheder, patenter og varemærker. Virksomhedens faciliteter eller genstande må ikke bruges til private formål eller fjernes fra virksomhedens område uden udtrykkelig tilladelse fra en overordnet. En særlig IT-politik beskriver detaljer omkring brug af bærbare computere, telefoner osv. Medarbejdere har både under deres ansættelse og efter ansættelsens ophør absolut tavshedspligt omkring alle driftsmæssige- og forretningshemmeligheder.

9. Insiderhandel

Enhver med insiderviden om CEWE-koncernen må ikke handle med selskabets børsnoterede værdipapirer. Insiderviden vedrører al information, der ikke er kendt for offentligheden, som kan påvirke en investors beslutning om at købe, sælge eller besidde værdipapirer i virksomheden.

CEWE-koncernen opretholder en liste over alle med insiderviden.

Insiderviden må ikke videregives uautoriseret til personer uden for CEWE-koncernen (fx journalister, finansanalytikere, kunder, konsulenter, familiemedlemmer eller venner). Insiderrelevante oplysninger skal til enhver tid opbevares et sikkert sted, så uvedkommende ikke har adgang til det.

10. Adfærd i overensstemmelse med adfærdskodekset

10.1 Overholdelse af adfærdskodekset og følgerne af overtrædelser
Enhver medarbejder er ansvarlig for i sin hverdag at overholde bestemmelserne i adfærdskodekset.
Ledere har en særlig forpligtelse til at følge reglerne eksemplarisk og til gennem deres egen adfærd at fremstå som gode eksempler på integritet og loyalitet. De skal især sikre, at adfærdskodekset er implementeret i virksomhedens hverdag og hele tiden følges i praksis.

Enhver medarbejder, der overtræder adfærdskodekset, må forvente retslige sanktioner eller ovenikøbet afskedigelse eller bortvisning uden personlig forskelsbehandling. Har virksomheden lidt skade på grund af en overtrædelse vil skadevolderen blive holdt erstatningsansvarlig inden for lovens rammer. Ved mistanke om kriminelle handlinger vil der af princip blive rejst sigtelse.

10.2 Henvendelse ved spørgsmål om adfærdskodekset
Kontakt den nærmeste (eller dennes nærmeste) overordnede, hvis der er spørgsmål til adfærdskodekset eller usikkerhed omkring korrekt adfærd. Hvis dette ikke er muligt, eller man ikke ønsker det, kan man kontakte personaleafdelingen, den compliance-ansvarlige eller et medlem af samarbejdsudvalget. Derudover kan enhver medarbejder bruge vores ombudsmand uden økonomiske omkostninger. Afsluttende bestemmelser I det omfang yderligere bestemmelser er indeholdt i ansættelseskontrakten eller i særlige retningslinjer for visse personer, er disse stadig gældende. Vilkårene for de respektive ansættelseskontrakter gælder fortsat. Alle relevante regler og procedurer i virksomheden skal overholdes. Adfærdskodekset videreudvikles på baggrund af erfaringer og forbedres, hvis det er nødvendigt. Det skal derfor løbende revideres.